A veces nos quejamos de que tenemos demasiadas reuniones, o que éstas duran demasiado tiempo, o incluso que muchas de las reuniones no conducen a nada.
Sin embargo, debemos admitir que la necesidad de compartir información y de conciliar puntos de vista hace que tengamos que seguir haciendo reuniones. La cuestión no es cómo eliminar las reuniones, sino cómo hacerlas más efectivas.
Unas palabras de Helen Sorez en su libro «Cómo dirigir una reunión» nos pueden servir de presentación de una serie de ideas sobre las reuniones que queremos resumir aquí.
«El hábito no siempre da el éxito; y así, aunque las reuniones se han convertido en una de las máximas obligaciones —y devociones— de los directivos, los fracasos son tan frecuentes como las convocatoria». «Hoy se organizan reuniones en todos los centros de trabajo, empresas. Administración, sindicatos, escuelas. Todo el mundo participa en reuniones, es preciso organizarías; el virus de la «reunionitis» hace estragos. Hay quien ya no cree en la eficacia de las reuniones, que ven en ellas una pérdida de tiempo y energía».
Vamos a clasificar las reuniones en tres grandes grupos en función del objetivo final perseguido: informativas, consultivas y operativas.
Previamente a la reunión hay puntos que deben estar claros por parte de quien la convoca:
- Saber qué objetivo se persigue al convocar la reunión.
- Planificación de cómo piensa alcanzarlo.
- Puntos clave que desea queden claros.
- Duración de la reunión. Tiempo que puede dedicarse a cada punto.
- Material impreso que debe ser distribuido en la reunión.
Responsabilidades de líder de la reunión
El líder tendrá diferentes misiones dentro de la reunión, según ésta sea informativa, consultiva u operativa, y del buen desempeño de sus responsabilidades dependerá en gran parte el éxito de la reunión.
Además de ser responsable de la reunión, el líder podrá ser el planificado el director o simplemente ser un participante como los demás, tomando, en su caso, la conducción del grupo.
Cuando le sea posible actuará de director de proceso y recopilador de contenido, pero sin evaluar éste último. Evaluar es tomar posición a nivel de contenido. Quien convoca una reunión debe ser consciente de que en mayor o menor medida los participantes van a entrar en la misma con ciertos prejuicios acerca de: la importancia de la reunión, del afán de protagonismo de alguno de los asistentes, las posibles discusiones, los juicios que puedan hacer los demás de uno mismo (perdida-ganancia de imagen).
A un buen líder le importa más la solidez de los argumentos que la brillantez de las exposiciones. Debe estar atento al comportamiento de los asistentes y tratar de forma adecuada todas aquellas manifestaciones de transigencia, dominio, obstrucción, discrepancia, agresión verbal…
El líder deberá corregir con delicadeza y justicia las intervenciones o abstenciones que estime lo requieran, de forma que las reuniones vengan marcadas por la aportación de los individuos al grupo y no por el individualismo de los mismos. La reunión debe servir para aprovechar lo bueno, inhibiendo lo que de negativo hay en la personalidad de cada uno.
Los asistentes a una reunión agradecen sobremanera que la persona que va a dirigir la reunión presente un semblante digno y unos ademanes exentos de nerviosismo, malhumor, inseguridad, etc. Todo él debe respirar confianza, apertura, comprensión, decisión, preparación, integración, neutralidad, flexibilidad,...
Si el líder de la reunión tiene carácter autoritario, se expone a hablar demasiado en las reuniones... ¿Habla Ud. demasiado? Entonces la reunión carece de su verdadero sentido que es el de intercambio de informaciones para alcanzar un objetivo común. Una de las mayores preocupaciones para el líder de la reunión debe ser el ver que algún participante no está muy interesado en la cuestión, o parece distante, o inseguro de su capacidad. Debe mostrar un gran tacto para conseguir integrar a todo el mundo en la tarea Í que está encima de la mesa de reuniones. Usar preguntas o pedir opiniones, o comprometerles según sea el caso.
Reuniones Informativas
Es preferible que el —responsable— líder de la reunión delegue en quién, por su misión o conocimiento, confíe que pueda hacer una exposición suficientemente buena de la información que se trate. Piense un momento y encontrará, seguro, ventajas importantes.
En opinión de la mayoría de técnicos de comunicaciones, el tiempo máximo de atención de un oyente es de veinte minutos, por lo que en caso de prever que una reunión informativa pueda durar más de este tiempo es bueno que la información la den dos o más personas, dividiendo el tema en los correspondientes aspectos, por ejemplo, técnico, económico, de tiempos, planificación, rendimientos, repercusiones sociales, etc.
La reunión informativa no debe tener pretensión de ser simplemente «para que se enteren» puesto que al final de la misma es inevitable que los asistentes pasen por el tamiz del cerebro de información y estén a favor, o en contra de las ideas expuestas, y quienes son sus autores, les inspiren simpatía o antipatía. Hagan la prueba. Directamente es muy difícil recoger impresiones válidas, pero a través de terceras personas, averigüemos las opiniones de los asistentes a la misma y obtendremos informaciones maravillosas, veremos que todo el mundo tiene «su» opinión al especio, nadie ha quedado indiferente y aunque para los otros haya podido ser un acto más, cada uno de los asistentes ha salido más satisfecho, o más fastidiado que antes de entrar.Como mínimo las reuniones informativas pueden conseguir:
- Obtención de apoyo y cooperación de los asistentes. » Esclarecimiento de situaciones dudosas.
- Recabar ideas si se establece coloquio.
- Estimular el sentido de la cooperación en el grupo asistente.
- Estimular asimismo, la cooperación del grupo con los responsables de la reunión.
- Despertar en los asistentes deseos de emulación, superación y participación.
Las reuniones informativas periódicas son necesarias. Como responsables de un grupo de trabajo podemos pensar que los demás ya conocen lo que nosotros sabemos, que tienen noticia de todo lo que ocurre;
- Mayor cohesión del grupo.
- Aumento de la participación de las personas.
- Corrección de actividades individuales no deseables. El buen éxito de estas reuniones depende mucho del valor moral que tenga el líder de la reunión para los participantes.
El inicio de la reunión debe correr a cargo del líder, para fijar claramente el objetivo y sus límites mediante un enunciado claro y visible. Para ello emplear el menor tiempo posible.
Reuniones Operativas
En el caso específico de reuniones de trabajo las. directrices que se quieren presentar aquí son tan breves como espectaculares. Hagan la prueba. Estas reuniones pueden tener por objetivo uno de los siguientes aspectos:
- Reconocimiento de situaciones que preocupan al grupo de personas que se reúnen.
- Hallar la causa de un problema.
- Tomar una decisión.
- Preparar un plan de acción.
No ofrece discusión que todas las actividades en nuestro trabajo quedan contempladas en uno o más de los cuatro tipos indicados.
Y llegados a este punto ya saben Uds. cuál es la recomendación: aplicar en toda su profundidad el proceso sistemático de
Examen de Problemas y Toma de decisiones. Los que conocen este método de tratamiento de situaciones reconocerán que es el sistema más efectivo y rentable.
10 Factores que pueden llevar una reunión al fracaso:
- Oratoria deficiente por parte de los que toman la palabra.
- Falta de orden o claridad en la exposición. Falta de espontaneidad. Objetivo final poco claro.
- Ambiente físico desagradable (luz pobre, calor, frío, poca ventilación, asientos incómodos, disposición de otros elementos, poco aislado de ruidos exteriores, distancias entre el que habla y el que escucha, etc...)
- Medios audiovisuales malos o usados de forma incorrecta.
- Duración excesiva o insuficiente de la reunión.
- Momento de la reunión inoportuno, por la hora o las circunstancias.
- Prohibición de fumar. O no tener en consideración a los fumadores con pausas.
- Poca o excesiva concurrencia de acuerdo con el tema a tratar.
- Intervenciones extemporáneas o fuera de tono de algún participante, o charlatanes que quieren protagonismo.
- Discusiones más o menos encubiertas.
La
mayor parte de los especialistas opinan que el tiempo máximo de atención es de
veinte minutos.
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